清掃会社による日常清掃、見積り依頼からサービス開始までの流れ【日常清掃のハテナ】
清掃会社にオフィスの日常清掃を依頼したことはありますか？興味はあるけれど、初めてでどのように依頼して清掃してもらえば良いかわからないという方もおられるでしょう。
清掃会社への見積り依頼からサービス開始までの流れ、またそれぞれの段階で使えるべき事・確認しておくポイントをまとめました。
①お問い合わせ・見積り依頼をする
②清掃プラン・見積り提案をもらう
③見積り内容の確認・細かい打ち合わせ・契約締結
④日常清掃サービスの利用開始
①問い合わせ・見積り依頼をする
HPやチラシなどにより興味のある清掃会社を見つけたら、問い合わせをしてみましょう。
対応は清掃会社によって、問い合わせ電話でそのまま見積り依頼ができる場合／担当者から折り返し電話がある場合／webの問い合わせにメールで返信がある場合など様々です。
電話やメールで概算の見積もりを出す清掃会社もありますが、実際に清掃する場所を訪問して状況を確認の上見積りをする清掃会社もあります。訪問での見積りは「実際の清掃場所を見た上で適切な見積りをもらえる」「直接担当者に詳しい話をしたり希望を伝えられる」「任せて安心な清掃会社なのかを自分の目で見て判断できる」などのメリットがありおすすめです。
伝えるべきこと1. ざっくりとした依頼内容
依頼したい清掃メニュー・頻度など決まっていればざっくりでも構わないので伝えましょう。問い合わせの時点では細かい清掃の希望が決まっていなくても大丈夫です。その旨を伝えて清掃会社から提案をもらえるよう依頼しましょう。
伝えるべきこと2. 見積りの希望日時
希望の日時を伝えてください。訪問の場合は業務の妨げにならず、きちんと話をする時間がとれる日時を伝えましょう。現場を見て打ち合わせをする時間をしっかりとることは、正確な見積もりやこの先の付き合いをスムーズに進めるために重要です。
確認ポイント1. 問い合わせ時の電話応対
電話で問い合わせの場合、電話を受けた従業員は清掃会社の顔です。不快な印象はないかチェックしましょう。電話応対の教育が行き届いていない会社は、清掃スタッフの教育も行き届いていない場合があります。
確認ポイント2. レスポンスの速さ
問い合わせへのレスポンスが速い清掃会社は、それ以降も迅速に対応してくれそうだと期待できますね。逆になかなか連絡の来ないところは、今後も何かと時間がかかる可能性があります。
②清掃プラン・見積り提案をもらう
本格的に見積りに入ります。希望する清掃内容を担当者に伝えましょう。可能であれば、直接担当者が訪問し実際に清掃する場所の広さ・間取り・状況などを確認したほうが間違いがありません。担当者が様々な質問や打合せをする場合は、正確に状況や希望を把握することで適切な見積りを出すためです。より良い提案をもらうためにも、ここでしっかり希望を伝えましょう。
伝えるべきこと1. 予算・清掃箇所・清掃頻度・清掃時間などの要望
要望や決めていることがあればすべて伝えましょう。遠慮する必要はありません。それぞれのオフィスや事務所によって事情は異なります。例えば「昼休憩時までには清掃を終えてほしい」「○○箇所の汚れがいつも気になるから何とかしてほしい」など希望はあいまいにせずに伝えましょう。
伝えるべきこと2. 清掃頻度など決め方がわからない場合はその旨
清掃頻度などどのくらいが適当かわからない・決められなくても大丈夫です。それを担当者に伝えてください。他のオフィス清掃の例を教えてもらったり、適切な清掃プランを提案してもらいましょう。
伝えるべきこと3. 清掃メニューにないサービスを希望する場合はその旨
その清掃会社が清掃メニューとして挙げているもの以外の清掃を希望されている場合、対応してもらえるか尋ねてみましょう。清掃会社によってはHPなどに記載はしていない清掃メニューが用意されている場合もあります。
確認ポイント1. 担当者の印象
見積りを出してくれる担当者の印象は会社の印象に繋がります。例えば清掃箇所を確認するときに備品を手荒に扱うようなことはないか、こちらの希望を誠意を持って聞いてくれているかなどチェックしましょう。
確認ポイント2. 提案してもらえる清掃サービス
伝えた希望に添ったサービスを提供してもらえれば問題はありません。しかし、100パーセントは希望に添えない場合もあるでしょう。その時に、清掃会社から何らかの代替提案はあるのか、「できない」と突っぱねるだけでなくこちらの希望に真摯に向き合ってくれ、少しでも希望に近づけるように努力してくれる清掃会社は信頼がおけますね。
