すすんで整理整頓したくなるオフィス作り、5つのコツ

従業員が自らすすんで整理整頓するオフィスがあれば良いと思いませんか？

そのようなオフィスでなら、気持ちよく効率的に働くことができます。整理整頓されたオフィスとそうでないオフィスを比較すると、整理整頓されているオフィスのほうが仕事もはかどりますよね。

しかしわかってはいても、常に整理整頓された状態をキープするのはなかなか難しいものです。それはなぜでしょう？

理由は「片付ける時間がない」「ものが多すぎる」など、整理整頓しようという気持ちが起こらないからです。

それでは、従業員がすすんで整理整頓しようと思うためにどうすれば良いのでしょう？

その答えは「オフィス作り5つのコツ」にあるんです。

そもそも、整理整頓されていないオフィスには原因があります。

・物が多すぎる

・収納場所がない・決まっていない

・周りの人がやっていない

・習慣付いていない

・忙しくて片付ける暇がない

こうした原因でオフィスは片付けをしにくい環境になってしまっています。片付けのしにくいオフィスでは、従業員は「整理整頓しよう」という気持ちが起こりません。つまり、従業員がすすんで整理整頓しようと思うオフィスにするためには、これらの原因を取り除いて片付けやすくする必要があります。

片付けや整理整頓がしやすい環境であれば、従業員もすすんで整理整頓するようになってくれます。従業員がすすんで整理整頓するオフィス作りには5つのコツがあります。

①物を減らす

物が多すぎる　⇒　物を減らす

物が多いと片付けるのも時間がかかり大変です。デスクの上に積み上げられた書類の山を見ただけで、片付ける気が失せますよね。不要な物は処分して、物を減らすようにしましょう。散らかりやすい書類は電子化して保存するのも1つの方法です。

②収納場所を決める

収納場所がない・決まっていない　⇒　収納場所を決める

収納場所が決まっていないと「とりあえずここに置いておこう」という状況が起こります。そうやってあちこちに置いた物が散らかる原因になるのです。どこに置いたかわからなくなり、次に使うときに探さなければいけなくなることもあります。物の収納場所を決め、誰でもわかるようにしましょう。使用後はその決められた場所に戻すだけで、わざわざ片付ける手間なくきれいな状態をキープできます。また誰でも置き場所がわかるため、探し物に時間をとられることもなくなります。

③全員が整理整頓を意識する

周りの人がやっていない　⇒　全員が整理整頓を意識する

みんなで使うオフィスなので、誰か1人だけが気をつけていたのではきれいな状態のキープは難しいです。それに、周りの人がきちんと整理整頓してくれなければ、その1人も気持ちを保てなくなるかもしれません。全員が整理整頓を意識することが大切です。みんなが意識して整理整頓するようになれば、それまで意識の低かった人も気をつけるようになります。従業員全員が意識することで、整理整頓するのが当たり前の環境になります。

④その都度片付ける

習慣付いていない　⇒　その都度片付ける

片付けが習慣付いていなくて『出しっ放し』『とりあえず置き』が当たり前になっていたら、オフィスは散らかる一方です。使ったら片付けるということを意識するようにしましょう。そのためには、②の収納場所を決めるということが役に立ちます。片付ける場所が決まっていたら、その場所に戻すだけで良いのです。散らかってしまった状態から片付けるのは時間も手間もかかって大変ですが、日頃から整理整頓を意識すれば、その状態をキープするのは難しくありません。

⑤整理整頓されたオフィスでは仕事がはかどるということを理解する

忙しくて片付ける暇がない　⇒　整理整頓されたオフィスでは仕事がはかどるということを理解する

仕事が忙しくて、片付けにまで手が回らないという声もあります。しかし、考えてみてください。オフィスが整理整頓されていたら、探し物など無駄な時間が省け、効率的に仕事を進めることができるのです。片付けにかける時間と、散らかったオフィスで探し物に費やす時間を比較してみてください。日頃から整理整頓を心がけているオフィスなら、片付けにかかる時間はわずかで済みます。整理整頓されたオフィスでは仕事がはかどるということを理解すれば、従業員はすすんで整理整頓するようになるでしょう。

片付けやすいオフィスなら、従業員もすすんで整理整頓するようになります。ここに挙げた5つのコツを意識して、従業員全員がすすんで整理整頓してくれるきれいなオフィス作りを進めましょう。

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