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新年度や年始に向けて、オフィス清掃を見直してみませんか？

新年度の始まる4月、新しい年を迎える年末年始、決算を終えて新しい期が始まるとき。新入社員が入ってきたり、人事異動や組織変更が行われたり、何かと変化の多い時期ですね。会社の変化に合わせて、オフィス清掃も見直してみませんか？

人の入れ替わりや組織の変化に伴い、求められるオフィス清掃も変化していきます。

例えば、新年度に起こる会社の変化

例えば新年度、会社ではさまざまな変化があります。

・新入社員が入り若くて革新的な考えの社員が増えた。

・時代に合わせて会社のルール改正があり、フレックス制度やリモートワークが正式に認められるようになった。

・社内の風通しをよくするために、オフィスのレイアウト変更があった。

・人事異動で上司が変わり、今までより経費削減を言われるようになった。

・年度末に大掃除をしてオフィスがきれいになった。

・新しい設備や機器を導入した。

気持ちも新たに新年度をスタートさせようと考えるため、この時期に大規模な見直しを行う会社が多いようです。そんな中、オフィス清掃だけずっと変えずにいると、会社の新しいカタチに合わなくなるかもしれません。何年も前に決めた清掃方法は、現在の会社の状況に合っていますか？時代の変化、会社の方針変更、社員の入れ替わりなどに応じて、今の会社に最適なオフィス清掃にするための見直しをしてみませんか。

オフィス清掃の見直しポイントはココ！

オフィス清掃を見直すときは次のポイントを押さえておきましょう。

①誰が清掃を行うか

②清掃頻度は適当か

③清掃箇所に過不足はないか

④清掃時間は適切か

⑤清掃道具は古くなっていないか、効率・効果は高いか

⑥コストパフォーマンスは高いか、削減できるコストはないか

オフィス清掃の形に絶対的な正解はありません。それぞれのオフィスに最適な形があるはずです。上記のポイントを見直して、ご自身のオフィスに最適なオフィス清掃の形を見つけてください。

新年度を機にオフィス清掃を見直した例

これまでにオフィス清掃の見直しを行った皆さんが、どんな理由でどのような点を見直したかをご紹介します。

①誰が清掃を行うか

これまではオフィス内すべての清掃を清掃会社に委託していたけれど、新入社員教育の一環として掃除を組み入れることにしたため、オフィス清掃の一部を従業員で行うことにした。

今年度からリモートワークが正式に認められることになり、社員は毎日出勤しなくてもよくなった。そのため、それまでのようにオフィス清掃を社員で分担して行うのが難しくなり、清掃を専門的に行ってくれるスタッフを雇用することにした。

当社に限らず、最近の若い会社員たちの間では、「掃除は業務の一環ではない」という考え方が主流らしい。時代のニーズに合わせて、当社でもオフィス清掃は清掃業者に外注することにした。

ここ数年、業務拡大に伴い社員の仕事量が増えてきている。オフィス清掃に手が回らなくなり、きれいなオフィスをキープできなくなってきた。そのため、掃除を任せられる人を探すことにした。

最近は、採用面接のときに「オフィス清掃は自分たちでしなくてはならないのですか」という質問が出ることがある。オフィス清掃をいやがる若者が増えているらしい。オフィス清掃が理由で入社を辞退されるようなことは避けたい。人材確保のために、オフィス清掃を清掃会社に外注することにした。

今年度から、働き方改革に力を入れることとなった。その一環として、社員の時間を確保するためにオフィス清掃は外注することにした。

それまで委託していた清掃業者が、何かと対応が遅くて困っていた。しかし、なかなかほかの業者に乗り換えるきっかけがなかったのだが、新年度の契約更新を機に清掃業者を乗り換えることにした。

②清掃頻度は適当か

従業員数増加に伴いオフィスの汚れ方も激しくなり、それまでの週2回の清掃では追いつかなくなってきていた。オフィスをきれいに保つために、今年度から清掃は毎日することにした。

働き方改革でリモートワークが増え、人の出入りが少ないためオフィスがあまり汚れなくなった。掃除は毎日していたが、最近はその必要がなくなったので週2回に減らした。

トイレを自動洗浄機能付きのものに変えたので、それまで毎日していたトイレ清掃を2日に1回に減らした。

③清掃箇所に過不足はないか

今まで給湯室は清掃業者に依頼するメニューの中に含めておらず、気がついたときに気がついた人が掃除することにしていたが、実際はいつも同じ人が掃除してくれていることがわかった。一人に負担が集中するのはよくないので、清掃業者に依頼するメニューに給湯室の清掃も追加することにした。

新年度を機にオフィスのレイアウトを変更し、それに伴い今まで使用していなかった部屋も活用することになった。それまでその部屋は大掃除のときくらいしか掃除することがなかったが、今後はほかの部屋同様の掃除が必要となるので、掃除当番の分担にその部屋も追加した。

社員教育の一環として、会社の外回りのゴミ拾いを取り入れることにした。今まで、清掃会社にオフィスの外回りの清掃も依頼していたが、その必要がなくなった。

④清掃時間は適切か

毎日終業後に従業員で掃除をしていたが、帰宅が遅くなると不満が上がっていた。従業員の不満を解消するために掃除時間の変更を検討し、朝礼後に掃除することに変更した。

清掃の進め方は清掃スタッフに任せていたのだが、ある日昼休みにトイレ掃除をしていて、トイレが使えずに社員が困ったということがあった。社員の希望や動線を確認して、会社として希望する清掃時間を清掃スタッフに伝えることにした。（昼休みはトイレを利用する社員が多いので、トイレ掃除はそれ以外の時間にするようにしてもらうなど）

従業員が増加して、オフィスが手狭になってきた。今までは業務時間内に清掃を頼んでいたが、従業員の動線の邪魔になることが増えてきたので、始業前に清掃が終わるように時間を変更してもらった。

⑤清掃道具は古くなっていないか、効率・効果は高いか

掃除道具が古くなり汚れを落としにくくなってきていたため、新年度を機に一新した。

それまで掃除道具のお手入れが意外と面倒だったため、手入れの必要ないレンタルの掃除道具に変更することにし、新年度の予算に組み込んだ。

⑥コストパフォーマンスは高いか、削減できるコストはないか

掃除機の買い換えにあたって、ロボット掃除機を導入した。購入代金は割高だったが、人の手を煩わせることなく掃除ができるため、従業員の手間が減りコストパフォーマンスは向上した。

清掃コストの削減のために従業員でオフィス清掃を行っていたが、清掃に充てている時間を本来業務に充てることで得られる成果を考えると、従業員によるオフィス清掃は必ずしもコストパフォーマンスがよいとはいえないという話を聞いた。自社にあてはめて考えても納得のできる話だったので、今年度から清掃業者に外部委託することにした。

オフィス清掃を見直すことで、

・社員の不満解消

・清掃の効率、効果アップ

・コスト削減

・業績アップ

など、さまざまな好影響を得ることができます。会社が変化するタイミングで、オフィス清掃も見直してみませんか。