初めてのオフィス清掃サービス利用、清掃会社が来る前にしておくべき準備は?

初めてのオフィス清掃サービス利用、清掃会社が来る前にしておくべき準備は?

昨今、オフィス清掃の外注を検討される企業は多く、当社でも新規でのお問い合わせを数多くいただいています。初めて外注される時はわからないことがたくさんありますよね。様々な質問をいただくのですが、その中から今回は

 

「実際に清掃会社がオフィス清掃作業に入る前に、依頼主側ではどのような準備が必要か」

 

についてお話しします。


オフィス清掃自体は清掃会社に丸投げしてしまって大丈夫!

時々「あまりにも汚れていて恥ずかしいので、清掃会社に来てもらう前に少し事務所内の掃除をしておいた。」という話を聞きます。しかし、そんな必要は全くありません。せっかくコストをかけて清掃会社にオフィス清掃を依頼しているのに、その前に自分たちで掃除をするなんてもったいないですよ。清掃作業は清掃会社に丸投げしてしまって大丈夫です。汚れ具合がひどくても心配ありません。そのまま清掃会社に任せてしまってくださいね。


清掃会社が来る前に準備しておきたいこと

それでは、何も準備しなくても良いかと言えばそうではありません。スムーズにオフィス清掃を始められるように、依頼主側が準備しておくべきことがいくつかあります。

清掃道具の準備

清掃道具は、清掃会社が用意することもあれば依頼主側で用意することもあります。日常清掃で使用する清掃道具は特別なものではなく一般的に使われている掃除道具がほとんどです。これまで使っていた掃除道具があればそれを使える場合もありますので、既存の掃除道具を清掃会社に伝えて相談してみましょう。新規開設のオフィスなどで掃除道具が何もない場合は、清掃会社が必要なものを一式揃えてくれることもあります。清掃会社に依頼主側で用意する清掃道具があるか確認し、ある場合は準備しておきましょう。

 

▶コラム「日常清掃を委託するとき、清掃用具の準備や管理はどうするの?」

オフィスに立ち入るためのセキュリティの確認

清掃会社のスタッフという外部の人間が社内に立ち入ることになります。入場許可証の準備や、警備や受付に申請をするなど、オフィス内に清掃スタッフが入れるよう手配をしておきましょう。始業前や終業後、また休日など社員のいない時間に清掃する場合は、鍵の管理やビルセキュリティの解除方法の教示など、特に注意が必要です。清掃スタッフがオフィスに入れずに掃除ができなかったなどということにならないよう、必要な準備をしておきましょう。

 

▶コラム「オフィス清掃サービスの外部依頼は、休日と平日どちらがいい?それぞれのメリット」

貴重品の管理

オフィス内には様々な貴重品があります。個人所有のものもあれば会社所有のものもあり、どちらも清掃時に紛失したり破損しては大変です。貴重品は出しっぱなしにせず管理しておきましょう。

ある程度の整理整頓

貴重品に限らず、物の紛失や破損はあってはならないことです。そのため、基本的に清掃スタッフは置いてある書類や備品・社員の私物などには触れずに清掃します。もしもデスク上に様々なものが散乱していたら丁寧な拭き掃除ができません。また床に物が置かれていたらそこを避けての掃除となるため、掃除が行き届かなくなることもあり得ます。せっかく頼んでいる清掃が行き届いていないとしたらもったいないですね。清掃効果を上げるためには、予め散らかっている小物をまとめたり、床に置いてある不要なものを片付けておきましょう。例外的に、お客様からのご要望があれば、机の上の書類や備品を持ち上げて拭き掃除をするといったこともありますが、それによって書類が紛失したり備品が破損してしまうリスクがあります。書類や備品・社員の私物などの紛失や破損を避けるためにも、ある程度の整理整頓はしておいたほうが良いですね。

機密情報の管理

オフィス内には、従業員や顧客の個人情報、企業運営・経営に関する情報など機密情報がたくさんあります。社内では普通に取り扱われている書類でも、実は社外には漏れてはいけない情報が記載されている場合もよくあります。清掃スタッフはオフィス内で情報収集したり漏洩したりしないように教育されているものですが、なるべくそういった情報は外部の人間の目に触れさせたくはありませんよね。機密情報の記載された書類はしっかり管理するなど対策をしておきましょう。

入ってはいけない箇所や時間を把握して伝える

例えば会議中に誤って会議室に立ち入ってしまったり、来客中に応接室の扉を開けてしまうなどということを防ぐため、オフィス内の入ってはいけない箇所や時間を清掃スタッフに伝えておきましょう。

◆参考◆ 定期清掃で床の剥離・ワックスがけを依頼する場合

日常清掃ではなく、床の剥離・ワックスがけなどの定期清掃依頼する際に依頼主側で準備しておいた方が良いことについても少しお話しします。

床に物があっては剥離やワックスがけができません。机やいすなどは清掃スタッフで対応できますが、仮置きの段ボール箱のように退けておけるものは予め退けておきましょう。清掃スタッフに触れられたくない私物なども同様に退けておくことをおすすめします。

定期清掃の場合は専用の機械や薬品を使うので、掃除道具は清掃会社が用意することが多いですが、必要なものがないか確認をしておいたほうが良いですね。

また、日常清掃と比べると大掛かりな清掃になります。清掃作業そのものや機械の音が社内の業務の妨げにならないよう気を配る必要もあります。社員の迷惑にならない時間を選ぶなど事前に対策しておきましょう。


オフィス清掃をスムーズに始めるために、依頼主側で準備しておいたほうが良いことをお話ししました。企業ごとに準備内容の詳細は異なりますので、事前に清掃会社と打合せしておきましょう。その上でわからないことがあれば質問したり確認したり相談して、安心してオフィス清掃をスタートさせてくださいね。


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