仕事がはかどる『清潔なオフィス』を維持する3つのコツ

『仕事がはかどるオフィス』と聞いてどのようなオフィスを思い浮かべますか。多くの人がイメージされるのは、整理整頓されて清掃が行き届いた清潔なオフィスではないでしょうか。その通り、清潔なオフィスは仕事にたくさんの好影響を与えます。清潔なオフィスであることは『仕事がはかどるオフィス』の大切な要因なのです。

オフィスを清潔に保つと、仕事に様々な好影響があります。

①無駄な時間を排除する

オフィス内が整理整頓されていると、どこに何があるか一目瞭然です。そのため、探し物に費やす無駄な時間を大幅に減らすことができます。つまり仕事の効率が上がるのです。

②従業員のストレス軽減とモチベーションのアップ

整った環境は人に心地よさを提供してくれます。心地よい環境で仕事をすることで、従業員のストレスは軽減されます。それはモチベーションアップにもつながります。

③セキュリティ確保

デスク周りが整理整頓されていないと、お客様の個人情報や会社の機密情報などが書かれた書類などを紛失する危険があります。きちんと片付いていればそのような心配は減りますね。オフィスを清潔に保つことは、セキュリティ確保にも一役買っているのです。

このようにオフィスを清潔に保つことは仕事に良い影響を与えるので、清潔なオフィス＝仕事がはかどるオフィスという式が成立するのです。

それでは、オフィスを清潔に保つためにはどうすればいいのでしょう。『5S』に絡めてお話しします。

『5S』という言葉を聞いたことがありますか。整理、整頓、清掃、清潔、しつけのことを言い、それぞれをローマ字で書いた時の頭文字がSであることからまとめて『5S』と言われています。

そもそも『5S』とは職場環境を整えるための5つの要素/活動のことで、当初は工場の業務効率改善などが目的として製造業などの工場でよく掲げられていました。近年では職場の課題を解決したり、仕事の質をあげるための活動として、様々な業種・企業で取り組まれています。

具体的には、

・整理：必要なものと不必要なものを分類し、不必要なものを廃棄する。

・整頓：必要なものの置き場所を決める。いつでも取り出せるように管理する。

・清掃：ごみやほこりを取り除き、きれいな状態にする。

・清潔：整理・整頓・清掃された状態を保つ。

・しつけ：決められたルールを守る習慣をつける。

の5つで、オフィスを清潔に保つためにもとても有効です。これらは難しいことではありませんが、従業員全員が意識することが重要です。全員が5Sを意識して行動することでオフィスは清潔で快適に保たれます。

それでは、『5S』の考え方をもとに実際に整理と整頓をしてみましょう。

①場所ごとにあるものをすべて出す

　整理する場所（デスク、棚など）に収納されているものをすべて出しましょう。

②必要なものと不必要なものを分ける

　先に必要か不必要かの判断基準を明確に決めましょう。例えば「過去1年以内に使用したか」「同じものが3つ以上ある」「今後使う予定があるか」など。それに基づき【必要なもの】【不必要なもの】【判断が難しいもの】にわけます。

③不必要なものは廃棄する

　【不必要なもの】に分類されたものは廃棄します。まだ使えるものはリサイクルに回したり、個人情報や機密情報に関わるものはシュレッダーしたり溶解するなど処分の仕方にも注意が必要です。先ほど【判断が難しいもの】に分類されたものは、一定期間保管しその間使うことがなければ【不必要なもの】として廃棄します。

④必要なものの置き場所を決める

　【必要なもの】に分類されたものは、置き場所を決めて収納します。取り出しやすい場所、わかりやすい場所など、いつでも誰でも使用しやすいように収納します。使用頻度の高いものは手前に置く、トレイや書類ケースなどを利用してわかりやすく分類するなど工夫しましょう。

これで整理と整頓ができましたね。きれいに片付いている状態だとほこりや汚れが目につきやすくなるので、清掃もしやすくなります。整理・整頓・清掃を行い清潔なオフィスを作りましょう。

整理・整頓・清掃を行い清潔な状態を作ったら、次はそれを維持しましょう。そのためのコツは3つ。1.日常的に片付けること。2.便利な道具の活用。3.掃除を習慣にすること。この3つを続ければ、清潔なオフィスを維持することができます。このルールを守ることが『5S』の最後の "S″ しつけです。

1.日常的に片付けること

・使い終わった文房具は決まった場所に戻す。

・ホワイトボードは使用後消しておく。

・席を立つときに椅子と机を整える。

・汚れが目についたら、その場でさっと拭き取る。

・不要な書類はすぐに廃棄する。

2.便利な道具の活用

・ハンディモップ・キーボードブラシ・ウェットティッシュなど、簡単に掃除できるものをすぐに手の届くところにおいておく。

・散らかりやすいメモを貼っておくためのボードをおく。

・片付けたものが崩れないように、ブックエンド、書類ケース、引き出しトレイなどの整理グッズを活用する

3.掃除を習慣にすること

・毎日掃除をする時間を決めて習慣化する。

・掃除場所や担当を決める。

「日常的に片付けること」と「便利な道具の活用」で整理・整頓・清掃された状態をできる限りキープし、「掃除を習慣にすること」で崩れてしまった状態を元に戻せば、清潔なオフィスを維持することができます。『5S』を意識してオフィスを清潔に保てば、より仕事のはかどるオフィスになり得るのです。

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