清掃会社によるオフィスの日常清掃、1日の流れ【オフィス清掃のハテナ】

清掃会社にオフィスの日常清掃を委託すると、日々の清掃作業はどのような流れで進められるのでしょうか。初めて清掃会社を利用する方は、実際の清掃作業を具体的にイメージしにくいかもしれません。

「清掃スタッフにはどうやって社内に入ってもらう？」

「清掃開始時・終了時にはどのように対応すれば良い？」

「清掃のたびに立ち合いは必要？」

「きちんと作業してくれているかの確認は誰がする？」といった疑問を持っている方もおられるのではないでしょうか。

清掃を依頼しているオフィス側の担当者（以下「依頼主」）が抱えるこれらの疑問に、一般的なオフィスの日常清掃の流れに沿ってお答えします。

清掃開始時間に合わせて清掃スタッフが出勤してきます。オフィスへはどのように入ってもらえば良いでしょうか。入り方は清掃時間やオフィスのシステムによって様々な方法があります。

・毎回受付で申請してもらう

・事前に入場許可証を渡しておき、それを入口で提示してもらう

・社員同様、従業員入り口から入ってもらう

・鍵を預けておき、清掃スタッフ自身で解錠して入ってもらう　など

清掃会社との事前打ち合わせでどのような方法にするか取り決めておきましょう。清掃スタッフは決められた方法でオフィスに入ります。

オフィスの日常清掃作業がスタートします。清掃開始時の依頼主の対応は以下のような形があります。

・毎回作業開始の挨拶・報告をしてもらう

・依頼主が対応することなく、時間になり次第作業を開始してもらう　など

依頼主が清掃開始をしっかり把握・管理しておきたい場合は、毎回作業開始報告をしてもらうよう取り決めておくと良いですね。逆に、依頼主が常にいるとは限らなかったり、業務の手を止められたくない場合などは、報告はしない形を選べば良いでしょう。

掃除道具の置き場所を決めておけば、清掃スタッフが自分で準備できて依頼主の負担は軽減できます。その他の方法として、掃除道具は依頼主が管理していて作業開始報告の際に渡しているところや、清掃スタッフが毎回持参しているところもあります。

日常清掃作業中は、初回を除くと依頼主の立ち合いは必要ありません。初回は確認を兼ねて立ち合いをお願いすることも多いですが、もしも毎回立ち合うとすると依頼主は清掃のたびに業務の手を止めなくてはなりません。

オフィス清掃を清掃会社に外注するメリットの一つに、清掃に費やす時間を本来の業務に充てられるということが挙げられます。しかし、清掃の立ち合いに時間を費やしてしまってはそのメリットが失われますね。確認したいことがある場合などを除いて毎回立ち合う必要はありません。清掃は清掃スタッフに任せて、ご自身の業務に専念していただいて大丈夫です。

業務時間外に清掃に入ってもらう場合も同様です。依頼主の方で問題がなければ、立ち合いなしで誰もいない社内を清掃スタッフが清掃作業をすることもできます。セキュリティの問題から清掃時間には社員の誰かが在社することにしているという会社もありますが、清掃作業について回る必要はありません。

清掃スタッフが依頼主に作業終了の報告をして清掃作業終了となります。依頼主の対応例としては以下のようなものがあります。

・口頭で清掃作業終了の報告を受ける

・作業管理票を提出してもらい、確認サインをする

・清掃スタッフにはそのまま退社してもらい、後ほど作業管理票や作業終了報告書を確認する

・依頼主は特に何もせず、清掃スタッフに退社してもらう　など

作業が完了したことを把握しておきたい場合は口頭での報告を受けるように決めておけば良いでしょう。依頼主が忙しくて離席されていることが多い場合などは、報告なくそのまま退社してもらう方法もあります。

先ほど、依頼主はオフィス清掃の立ち合いをする必要はないと述べました。それでは清掃作業が滞りなく行われているかの管理はどのように行うのが良いでしょうか。口頭による作業開始報告も作業終了報告もしない場合などは特に、清掃スタッフがいつ来ていつ帰ったのかを把握できない状況もあり得ます。

清掃会社との打ち合わせで取り決めた通りの清掃作業をきちんとやっているかを確認する方法としては以下のような例が挙げられます。

・清掃会社に管理してもらう

清掃会社に管理をすべて任せてしまえば依頼主の手間は省けます。清掃が行き届いていなければ勤務中に気付くので特に確認は不要だという場合はこの方法で良いかもしれませんね。

・出勤退勤時に口頭で報告してもらう

ちゃんと清掃に来てくれているかどうかだけは確認しておきたいという場合は、毎回出退勤の報告を受けると良いでしょう。

・清掃スタッフに作業管理票や出勤票などに記入してもらう

決められた清掃内容をしっかりと行っているか自身で確認したいという場合は、作業管理票を使用して、毎回清掃スタッフに出退勤時間を記入したり清掃作業した項目をチェックしてもらうのも1つの方法です。それを依頼主・清掃会社・清掃スタッフで共有すれば、全員で管理することもできます。

確認した清掃作業について要望がある場合は、清掃会社に伝えましょう。清掃スタッフの管理は清掃会社に任せて大丈夫です。

オフィスの日常清掃はこのような流れで進められます。選択次第では、依頼主が何も対応することなく清掃を進めることもできますし、毎回清掃スタッフと関わることもできます。自分の会社に清掃会社の清掃スタッフが来て日常清掃をしているところをイメージしていただけたでしょうか。実際に利用されている方の利用例や声などを参考にすると、よりイメージしやすいかもしれませんね。

【参考】

▶ オフィス清掃ご利用例・ご利用者の声

オフィスによって異なることもあります。わからないことがあれば遠慮せず、清掃会社に問い合わせてみましょう。

実際に清掃サービスを開始してから「思っていたのと違った」ことにならないよう、事前の確認が大切です。

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